Lleoliad:
Conference Room 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Llun, 11 Gorffennaf 2016
Amser: 11:30-13:00
Categori |
Enwau |
Aelodau: |
Eric Gregory (Cadeirydd) Keith Baldwin Suzy Davies AC a Chomisiynydd |
Swyddogion: |
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc, a'r Swyddog Cyfrifyddu Dave Tosh, y Cyfarwyddwr Adnoddau Nia Morgan, Pennaeth Gwasanaethau Ariannol Ann-Marie Harkin, Swyddfa Archwilio Cymru Matthew Coe, Swyddfa Archwilio Cymru Buddug Saer, Dirprwy Glerc y Pwyllgor |
Ymddiheuriadau: |
Hugh Widdis, Aelod Annibynnol o'r Pwyllgor Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol Kathryn Hughes, Clerc y Pwyllgor |
1.0 Eitem 1 – Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant
1.1 Croesawodd y Cadeirydd Suzy Davies i'w chyfarfod cyntaf a nododd fod tri ymddiheuriad wedi dod i law.
1.2 Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol o Raglen Gofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet.
1.3 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.
2.0 Eitem 2 – Cofnodion a materion yn codi
ACARAC (04-16) Papur 1 – Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Mehefin
ACARAC (04-16) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd
2.1 Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Mehefin 2016 a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.
2.2 Yn dilyn trafodaeth ar y materion pwysig a drafodwyd gan y Pwyllgor yn y gorffennol, a deunyddiau cyfeirio pwysig eraill, cytunodd yr Ysgrifenyddiaeth i baratoi pecyn o bapurau ar gyfer Suzy Davies er mwyn sicrhau ei bod yn cael yr holl wybodaeth am waith y Pwyllgor hyd yma.
2.3 Gofynnodd y Cadeirydd i Dave Tosh roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith y Comisiwn ar Ddiogelwch Seiber. Er nad yw'r mater hwn wedi'i nodi ar y gofrestr risgiau corfforaethol, mae cyflwyniad wedi'i drefnu ar gyfer cyfarfod y Bwrdd Rheoli ym mis Gorffennaf.
2.4 Disgrifiodd Dave ei gyfrifoldebau fel Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth a chytunodd i gyflwyno papur i'r Pwyllgor yn nodi ei raglen waith yn ystod y misoedd nesaf.
2.5 Rhoddodd Claire Clancy wybod i'r Pwyllgor nad oeddent wedi llwyddo i ddod o hyd i ymgeisydd addas yn dilyn ymarfer recriwtio diweddar i benodi Cyfarwyddwr Cyllid newydd. Cafwyd sicrwydd nad oedd ganddi unrhyw bryderon ynghylch rheoli cyllid y Cynulliad a bod trefniadau eraill yn cael eu rhoi ar waith.
Camau i’w cymryd
- Yr Ysgrifenyddiaeth i baratoi pecyn o bapurau ar gyfer Suzy Davies AC ar y materion pwysig sydd wedi'u hystyried gan y Pwyllgor a deunyddiau cyfeirio eraill.
- Yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i gyflwyno ei raglen barhaus o waith i'r Pwyllgor. Yr Ysgrifenyddiaeth i ychwanegu'r wybodaeth hon at y flaenraglen waith.
Cyfrifon Blynyddol a'r Archwiliad Allanol
3.0 Eitem 3 – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon
ACARAC (04-16) Papur 3 – Papur eglurhaol – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2015-16
ACARAC (04-16) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad Cyfrifon 2015-16
4.0 Eitem 4 – Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Archwiliad Allanol
ACARAC (04-16) Papur 5 – Adroddiad ISA 260
4.1 Cyflwynodd Nia Morgan y datganiadau ariannol terfynol ar gyfer 2015-16, a oedd yn rhan o Adroddiad Blynyddol Comisiwn y Cynulliad. Roedd yn fodlon iawn ar y broses ac estynnodd ddiolch i'w thîm, yn enwedig Donna Davies a Lisa Bowkett, am ei waith. Estynnodd ddiolch hefyd i Swyddfa Archwilio Cymru am y ddeialog barhaus yn ystod y cyfnod archwilio, yn enwedig wrth geisio datrys unrhyw faterion a oedd yn weddill.
4.2 Cafwyd canmoliaeth gan aelodau'r Pwyllgor am yr ymagwedd broffesiynol a fabwysiadwyd wrth baratoi adroddiad eleni. Roedd yr adolygiad a gynhaliwyd y llynedd wedi helpu i wella cyfathrebu a phrosesau.
4.3 Cyflwynodd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe yr adroddiad ISA 260 i'r Pwyllgor. Roedd y ddogfen hon yn crynhoi casgliad yr archwiliad ar gyfer 2015-16 ac roedd yn rhaid ei chyflwyno yn unol â safonau archwilio statudol. Cadarnhaodd Ann-Marie fod ei hadolygiad o'r cyfrifon wedi'i gwblhau ac y byddai'n argymell bod Archwilydd Cyffredinol Cymru yn cyhoeddi adroddiad diamod. Pwysleisiodd ansawdd uchel y dogfennau a gyflwynwyd i'w thîm, gan ddiolch i'r tîm Cyllid ac i Ian Summers am eu gwaith caled.
4.4 Estynnodd Claire ddiolch i Swyddfa Archwilio Cymru am gyfathrebu mewn modd agored a gonest, yn enwedig ar y materion a godwyd y llynedd. Gallai'r newid mewn personél yng Nghomisiwn y Cynulliad a Swyddfa Archwilio Cymru fod wedi bod yn niweidiol i'r broses archwilio, ond gweithiodd pawb yn galed iawn i sicrhau bod y broses yn esmwyth ac yn llwyddiannus.
4.5 Roedd Claire hefyd am ddiolch yn ffurfiol i Gareth Watts am ei waith archwilio mewnol gwych ac i Chris Warner am ddrafftio Adroddiad Blynyddol mor gynhwysfawr.
4.6 Yn olaf, roedd Claire am ddiolch i Nia a'i thîm a'u llongyfarch am lunio adroddiad ISA 260 mor rhagorol. Yn ei holl flynyddoedd o fod yn Swyddog Cyfrifyddu, dywedodd mai hwn oedd yr adroddiad gorau eto.
4.7 O safbwynt annibynnol, roedd y Cadeirydd yn falch dros ben ac anogodd swyddogion a Swyddfa Archwilio Cymru i adeiladu ar y cynnydd hwn drwy edrych ar ffyrdd o wneud gwelliannau pellach ar gyfer y flwyddyn nesaf.
Cam i’w gymryd
- Swyddfa Archwilio Cymru a thîm Cyllid y Cynulliad i adolygu'r broses archwilio ar gyfer 2015-16 er mwyn nodi ffyrdd o wella'r broses archwilio yn barhaus.
Llywodraethu'r Comisiwn
5.0 Eitem 5 – Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes
ACARAC (04-16) Papur 6 – Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes – Gwybodaeth Ychwanegol
ACARAC (04-16) Papur 7 – Adolygiad o Ddull Comisiwn y Cynulliad o fynd i'r afael ag Effeithlonrwydd ac Effeithiolrwydd Sefydliadol (a ddosbarthwyd yn flaenorol ym mis Mai)
5.1 Croesawodd y Cadeirydd y papurau hyn, yn enwedig y dadansoddiad meintiol a gyflwynwyd i'r Pwyllgor.
5.2 Disgrifiodd Dave y lefelau trawiadol o arbedion a sicrhawyd o ganlyniad i gytuno ar gontractau mewnol ar gyfer gwasanaethau TGCh a'r gwaith ar draws y sefydliad i edrych yn barhaus am gyfleoedd i newid a gwella prosesau. Er bod y papurau yn bennaf yn nodi arbedion sydd wedi'u gwireddu yn y Gyfarwyddiaeth Adnoddau, byddai unrhyw arfer da yn cael ei rannu ar draws y sefydliad.
5.3 Aeth Dave ymlaen i ddisgrifio'r gwaith cynllunio capasiti sydd i'w wneud gan y Bwrdd Rheoli. Bydd y darn hwn o waith, yn ogystal â'r gwaith cynllunio senario a'r arolwg o Aelodau'r Cynulliad, yn helpu i lywio'r gwaith ar effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn y dyfodol.
5.4 Anogodd y Pwyllgor Dave i fwrw golwg gyfannol a heriol ar effeithlonrwydd busnes, ac ystyried mesur arbedion/effeithlonrwydd drwy ddangosyddion perfformiad allweddol corfforaethol. Roedd y Pwyllgor yn falch y byddai'r dull hwn yn cael ei rannu â Chyfarwyddiaethau eraill.
5.5 Disgrifiodd Claire ei rôl wrth roi tystiolaeth i'r Pwyllgor Cyllid yn nodi bod adnoddau'n cael eu defnyddio'n ddoeth. Credai y byddai cyfuno'r papurau Adolygu Effeithlonrwydd Busnes hyn yn dangos, mewn ffordd bendant, sut mae'r Comisiwn yn cyflawni ei nod o sicrhau effeithlonrwydd tra'n darparu gwasanaethau rhagorol i gwsmeriaid.
5.6 Cytunodd Dave i gyfuno'r ddau bapur fel papur briffio i Claire a'r Comisiynydd cyn cyfarfodydd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid yn yr hydref. Byddai'r papur briffio hwn hefyd yn cael ei rhannu ag aelodau ACARAC er mwyn iddynt wneud sylwadau arno.
Cam i’w gymryd
- Dave i gyfuno'r ddau bapur wrth baratoi ar gyfer cyfarfodydd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid yn yr hydref, ac i ganfasio barn aelodau ACARAC.
6.0 Eitem 6 – Papur i'w nodi ac unrhyw fusnes arall
ACARAC (04-16) Papur 8 - Y flaenraglen waith
6.1 Cytunodd yr Ysgrifenyddiaeth i ychwanegu'r eitemau a drafodwyd yn ystod y cyfarfod at y flaenraglen waith ac i drafod strategaeth newydd y Comisiwn.
6.2 Byddai'r Ysgrifenyddiaeth hefyd yn trefnu cyfarfodydd ar gyfer Suzy Davies gyda'r unigolion a ganlyn:
· Cadeirydd ACARAC
· Pennaeth Archwilio Mewnol
· Ann Marie Harkin - Swyddfa Archwilio Cymru
Cam i’w gymryd
- Y Pwyllgor i drafod strategaeth Comisiwn y Cynulliad (i'w gytuno).
Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 21 Tachwedd 2016.